Organiser un événement familial n’est pas souvent une tâche facile qu’il s’agisse d’un anniversaire, d’un mariage, d’un anniversaire de mariage, etc. L’organisation d’une petite rencontre entre cinq personnes peut être parfois assez difficile. Alors imaginez l’organisation d’un grand événement rassemblant au moins 500 participants. Voyons justement comment réussir la préparation d’un événement familial.
La préparation d’un événement familial
Bien que programmer un événement semble être difficile, cela peut s’avérer passionnant. Il suffit tout simplement de suivre scrupuleusement quelques étapes, surtout s’il s’agit d’un événement de grande envergure. La préparation d’un tel événement doit se faire au moins quatre mois à l’avance. La première étape consiste à établir la raison d’être et les objectifs de l’événement.
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En effet, comme chaque événement est unique, il importe de mettre en place une planification en adéquation avec les objectifs du concept. En cliquant sur ce lien, vous saurez plus d’informations sur la question comment réussir à tous les coups soin anniversaire de mariage ? Vous y trouverez également des conseils concernant la réussite d’un événement qu’il s’agisse d’un événement professionnel ou familial.
L’estimation du budget
Une fois que les objectifs sont fixés, vous devez estimer le budget nécessaire. Ce qui vous permet de déterminer de nombreux éléments différents de votre événement. Il suffit de valider au moins les grandes lignes de votre budget prévisionnel avant de prévoir quoi que ce soit d’autre. Parmi les éléments à prendre en compte dans l’estimation du budget, il y a entre autres :
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- La salle (coût de la location et de l’assurance)
- La restauration
- Les décorations
- Les animations (conférencier, présentateur, professionnels, exposants, …)
- Le plan marketing
- Le coût de la main-d’œuvre
- Etc.
Côté animation, n’oubliez pas de définir si vous souhaitez engager un orchestre ou un DJ pour mettre l’ambiance. Si vous avez assez de budget, n’hésitez pas à solliciter les services de vos artistes préférés ou de ceux de vos invités. En ce qui concerne la nourriture, basez-vous sur les préférences de la majorité des convives.
Au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation, n’oubliez pas de mettre à jour votre budget avec vos dépenses réelles. Par l’occasion, vous aurez déjà une idée sur le nombre de personnes à inviter. Ceci dit, l’établissement de la liste des invités représente l’étape suivante.
Le choix du lieu idéal
S’il s’agit d’un événement physique, le choix du lieu d’accueil doit être bien étudié. La réussite ou l’échec de votre événement en dépend. Pour dénicher la salle idéale, il faut prendre en compte quelques éléments à savoir le nombre de personnes que vous prévoyez d’inviter, le nombre d’équipements, l’étendue de la décoration, etc. Prévoyez un endroit où vos invités pourront garer leur voiture ou leur moyen de transport. L’accessibilité est également un facteur non négligeable. Cela fait référence aux sanitaires hommes/femmes, aux ascenseurs aux normes PMR, etc.